So begeistern Sie mit einer unvergesslichen Veranstaltung
Du hast es entschieden: Du möchtest ein Event in Deiner Gastronomie veranstalten. Doch wie kannst Du sicherstellen, dass alles reibungslos abläuft und Deine Gäste einen unvergesslichen Abend erleben? Eine professionelle Eventplanung ist entscheidend, um Deine Ziele zu erreichen.
Zuallererst solltest Du Dir überlegen, was für ein Event Du veranstalten möchtest. Soll es etwa ein Konzert, ein Live-Kochkurs oder ein Koch-Battle sein? Sobald Du Dich für ein Konzept entschieden hast, solltest Du alle möglichen Details planen. Welche Art von Unterhaltung möchtest Du anbieten? Wie viele Gäste erwartest Du? Wo wird das Event stattfinden und welches Equipment benötigst Du? All diese Details sollten vorher festgelegt werden. Es ist außerdem wichtig, dass Du Dich auf die richtige Küche vorbereitest. Wirst Du komplett neue Gerichte servieren oder bevorzugst Du die Einfachheit von Fingerfood? Welche Getränke gibst Du aus und welche Art von Personal benötigst Du? Auch hier ist es wichtig, Planungsdetails im Voraus zu legen.
Egal, ob es sich um ein großes oder kleines Event handelt – die richtige Marketingstrategie ist unerlässlich, damit Deine Gäste überhaupt von dem Event erfahren. Plane deshalb frühzeitig Deine Social Media Kampagnen oder gebe Flyer oder Plakate auf Messen raus. Mit der richtigen Strategie kannst Du Dein Publikum effizient ansprechen und langfristig binden. Bei der Veranstaltung selbst ist es essenziell, dass alle Details beachtet werden: Eine gute Beleuchtung und gutes Soundsystem sind wesentlich für den Erfolg des Events. Auch beim Catering gibt es viel zu beachten: Achte darauf, dass Du genügend Lebensmittel zur Verfügung stellst und qualitativ hochwertige Produkte verwendest! Natürlich solltest Du auch Personal für den Service reservieren und sollte es notwendig sein, Sicherheitskräfte engagieren, um alle reibungslos zu betreuen.
Abschließend lohnt sich noch der Blick auf die Nachbereitung des Events. Jede Veranstaltung bringt ihren Teil an Abfall mit sich, stelle also sicher, dass Müll ordnungsgemäß entsorgt wird! Bedanke Dich anschließend bei allen Beteiligten für Ihr Engagement und sammle Feedback von Deinen Gästen, nur so kannst Du Deine Events weiter verbessern. Mit der richtigen Planung steht dem perfekten Event in der Gastronomie also nichts mehr im Wege! Beachte bei der Organisation alle relevanten Punkte und plane genügend im Voraus, schon bald kann Dein nächster Abend beginnen.
Auflagen des Ordnungsamts bei der Eventorganisation
Du möchtest ein Event in Deinem Restaurant oder Deiner Bar veranstalten? Dann solltest Du Dich unbedingt mit den Auflagen des Ordnungsamts vertraut machen. Denn als Veranstalter bist Du für die Sicherheit Deiner Gäste und Mitarbeiter verantwortlich.
Zu den wichtigsten Auflagen gehören:
Wenn Du diese Auflagen beachtest, steht einer erfolgreichen Eventorganisation in Deiner Gastronomie nichts mehr im Wege.
Frühzeitige Genehmigungen
Wenn Du eine Veranstaltung in der Gastronomie planst, solltest Du unbedingt frühzeitig die entsprechenden Genehmigungen einholen. Denn ohne diese Genehmigungen darfst Du keine Veranstaltung durchführen und riskierst im schlimmsten Fall sogar Bußgelder oder Schließungen deines Betriebs.
Zu den wichtigsten Genehmigungen gehören insbesondere die Erlaubnis zur Durchführung von Veranstaltungen, die Genehmigung für den Ausschank von alkoholischen Getränken oder auch die Zulassung von Musikveranstaltungen. Je nach Art der Veranstaltung können auch weitere Genehmigungen erforderlich sein, wie beispielsweise für das Aufstellen von Zelten oder das Abbrennen von Feuerwerk. Es ist daher ratsam, sich frühzeitig über die benötigten Genehmigungen zu informieren und diese rechtzeitig bei den zuständigen Behörden einzuholen. Hierbei solltest Du auch bedenken, dass die Bearbeitungsdauer für manche Genehmigungen mehrere Wochen betragen kann. Wenn du also kurzfristig eine Veranstaltung planst, kann es schwieriger werden, alle notwendigen Genehmigungen rechtzeitig zu erhalten.
Daher gilt: Plane deine Veranstaltung frühzeitig und hole alle erforderlichen Genehmigungen rechtzeitig ein. So vermeidest du unnötigen Stress und Risiken für dein Unternehmen.
Vor- und Nachteile Gastro-Event
Vorteile
Nachteile
Gemütliche und geschützte Bereiche
Du kennst das sicherlich auch: Man sitzt mit Freunden oder Kollegen in einem Restaurant und möchte sich unterhalten, aber es ist einfach zu laut oder zu ungemütlich. Genau deshalb sind gemütliche und geschützte Bereiche so wichtig für die Eventorganisation in der Gastronomie. Denn nur wenn sich die Gäste wohlfühlen, werden sie auch gerne wiederkommen und das Restaurant weiterempfehlen.
Wie schafft man gemütliche und geschützte Bereiche? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um gemütliche und geschützte Bereiche zu schaffen. Eine Möglichkeit ist unter anderem die Einrichtung von separaten Räumen oder Nischen, die sich vom Rest des Restaurants abgrenzen lassen. Hier können dann kleine Gruppen ungestört feiern oder sich unterhalten. Eine andere Möglichkeit sind Trennwände oder Raumteiler, die den Lärmpegel reduzieren und gleichzeitig eine gemütliche Atmosphäre schaffen. Auch Pflanzen oder andere Dekorationselemente können dazu beitragen, dass sich die Gäste wohlfühlen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Beleuchtung. Hier sollte man darauf achten, dass das Licht nicht zu grell ist und eine angenehme Stimmung erzeugt. Kerzen oder indirekte Beleuchtung können hier sehr hilfreich sein.
Die Location
Die Wahl der passenden Location ist ein wichtiger Faktor bei der Planung eines Events in der Gastronomie. Hierbei solltest Du folgende Punkte beachten:
- Größe: Die Location sollte ausreichend Platz für alle Gäste bieten, ohne dass es zu eng wird.
- Lage: Die Location sollte gut erreichbar sein und idealerweise über ausreichend Parkplätze verfügen.
- Ausstattung: Überprüfe im Vorfeld, welche Ausstattung die Location bietet (z.B. Technik, Möbel, Geschirr) und ob diese Deinen Anforderungen entspricht.
- Ambiente: Das Ambiente der Location sollte zum Event passen und eine angenehme Atmosphäre schaffen.
- Kosten: Achte darauf, dass die Kosten für die Location in Deinem Budgetrahmen liegen und keine versteckten Kosten auf Dich zukommen.
Wenn Du diese Punkte bei der Wahl Deiner Location berücksichtigst, steht einem erfolgreichen Event in der Gastronomie nichts mehr im Wege.
FAQ zum Thema Gastro-Event
Wie wähle ich das Menü aus?
Das Menü hängt von der Art der Veranstaltung und den Vorlieben der Gäste ab. Sie sollten verschiedene Optionen für Vegetarier, Veganer und Personen mit Allergien anbieten. Berücksichtigen Sie auch das Thema Ihrer Veranstaltung und passen Sie das Menü entsprechend an.
Wie finde ich das richtige Catering-Unternehmen?
Fragen Sie Freunde, Kollegen oder andere Veranstaltungsplaner nach Empfehlungen. Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen Erfahrung mit ähnlichen Veranstaltungen hat und ein Menü anbietet, das Ihren Anforderungen entspricht. Überprüfen Sie auch die Verfügbarkeit und die Preise.
Was muss ich nach dem Event tun?
Sammeln Sie Feedback von den Gästen und dem Team, um zu sehen, was funktioniert hat und was verbessert werden kann. Bezahlen Sie alle Lieferanten und rechnen Sie das Budget ab. Erstellen Sie einen Bericht über das Event, um zu dokumentieren, was Sie erreicht haben.
